Politique sur la protection des Renseignements personnels d’Instream

Dernière modification : 20 octobre 2025

Votre vie privée est importante pour nous. Nous nous engageons à respecter votre vie privée en protégeant vos renseignements personnels. Nous prenons grand soin de préserver la confidentialité et la sécurité de toutes les Renseignements personnels que nous collectons et gérons, notamment en utilisant des systèmes de sécurité et de confidentialité de pointe basés sur une infrastructure à clé publique (ICP). Les serveurs informatiques d’Instream sont hébergés dans des installations sécurisées situées au Canada. Cette Politique sur la protection des Renseignements personnels a été élaborée afin d’assurer le plus haut niveau de protection lorsque nous recueillons, utilisons et divulguons des Renseignements personnels.

Veuillez lire cette Politique (la « Politique ») attentivement afin de comprendre nos politiques et pratiques en matière de collecte, de traitement et de stockage de vos Renseignements personnels.

Si vous n’êtes pas d’accord avec nos politiques et pratiques, vous avez le choix de ne pas utiliser les Services d’Instream (tel que défini ci-dessous et dans les Conditions d’utilisation). En accédant à nos Services ou en les utilisant, vous indiquez que vous comprenez, acceptez et consentez aux pratiques décrites dans cette Politique et les Conditions d’utilisation. Cette Politique peut être modifiée de temps à autre.

Votre utilisation continue des Services d’Instream après que nous y avons apporté des modifications indique que vous acceptez et consentez à ces modifications. Nous vous informerons à l’avance de tout changement important à cette Politique et obtiendrons, dans la mesure où cela est requis en vertu des lois applicables, votre consentement pour toute nouvelle façon dont nous collectons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels.

À propos d’Instream

Instream exploite un système électronique de traitement de réclamations d’assurance basé sur Internet, ainsi qu’un système de traitement de paiements de masse, de manière à offrir des fonctionnalités de sécurité et de protection de la vie privée. Instream utilise des certificats numériques pour les transactions liées aux réclamations d’assurance, ainsi qu’un nom d’utilisateur, un mot de passe et une authentification à deux facteurs pour les paiements de masse, afin d’assurer la sécurité et la confidentialité.

Objet de la Politique

La collecte de Renseignements personnels vous concernant est essentielle à notre capacité de vous offrir un système sécurisé, efficace et de haute qualité pour le traitement de réclamations d’assurance en ligne, ainsi qu’un système de traitement de paiements de masse.

Cette politique décrit les pratiques de protection des Renseignements personnels d’Instream concernant les Renseignements personnels que nous collectons lorsque vous utilisez les Services, conformément aux règles et aux protections prévues par les lois applicables.

Nous nous engageons à respecter cette Politique ainsi que toutes les lois provinciales et fédérales en matière de protection de la vie privée.

Portée de la Politique

Cette politique couvre les Renseignements personnels recueillis par le biais de notre site Web, ainsi que les Renseignements personnels recueillis lors de l’utilisation de nos Services.

Dans ce document, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent Instream et ses produits et Services. Les termes « vous » et « votre » désignent toutes les personnes et organisations qui utilisent les Services d’Instream, y compris sans s’y limiter :

Les expéditeurs et les destinataires de réclamations d’assurance
Les professionnels dentaires
Les Fournisseurs de Services autorisés (y compris les fournisseurs de logiciels de gestion de cabinet PaySuite)
Les entreprises (et les employés des entreprises) qui facilitent l’évaluation et le paiement des réclamations d’assurance santé, y compris les institutions financières
Les partenaires commerciaux et leurs affiliés
Les visiteurs du site Web et les utilisateurs des Services d’Instream

Cette Politique ne s’applique pas à la collecte, à l’utilisation, à la conservation, à l’élimination, à la destruction et à la protection des renseignements personnels par les professionnels dentaires ou toute autre tierce partie non visée par la Politique. Les professionnels dentaires sont assujettis à la législation sur la protection de la vie privée et aux exigences professionnelles qui régissent leur gestion des renseignements personnels, y compris ceux qu’ils collectent, utilisent et conservent dans le cadre de la prestation de Services par le biais des Services d’Instream. N’hésitez pas à poser des questions à tout professionnel dentaire auquel vous êtes référé concernant leur traitement de vos Renseignements personnels.

Définitions

« Consentement » désigne l’accord volontaire d’un individu à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de ses Renseignements personnels à des fins précises et identifiées. Instream obtient le Consentement d’une manière claire, éclairée et appropriée, correspondant au degré de sensibilité des renseignements concernés.

« Professionnel(s) dentaire(s) » désigne les professionnels dentaires agréés et formés, y compris les dentistes, les hygiénistes dentaires, les denturologistes et tout autre Professionnel dentaire utilisant les Services d’Instream.

« Renseignements personnels » désigne les informations et renseignements concernant un individu. Dans le contexte des soins de santé, les Renseignements personnels désignent les renseignements concernant un individu identifiable, incluant toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, à son sujet, y compris les renseignements liés à sa santé, et tout renseignement relatif aux services de santé fournis à l’individu. Cela peut inclure le nom, l’adresse, la date de naissance, le numéro de téléphone et d’autres coordonnées, des exigences d’utilisation, des tendances d’utilisation agrégées et des informations de vérification. Cela n’inclut pas le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.

Les « Fournisseurs de Services autorisés » sont des organisations tierces, des sous-traitants, des fournisseurs de logiciels (par exemple, les fournisseurs de logiciels de gestion de cabinet), ou des individus engagés par Instream pour effectuer certaines fonctions ou fournir des Services en notre nom, tels que le soutien informatique, le traitement des paiements ou l’hébergement de données. Les Fournisseurs de Services autorisés officiellement approuvés par Instream sont contractuellement tenus de se conformer à nos exigences en matière de confidentialité et de sécurité.

Les « Services » comprennent les Services, plateformes et applications d’Instream, y compris Instream Claims™, Instream Direct Pay™, Instream PaySuite™, Instream PaySuite Lite™ et tous les Services, fonctionnalités, contenus ou documents connexes.

« Utilisateurs autorisés » désigne toute personne ou organisation qui accède, utilise ou interagit avec les Services d’Instream conformément à nos Conditions d’utilisation. Cela inclut les Professionnels dentaires, le Personnels administratif dentaire, les Assureurs et les Administrateurs tiers, les Fournisseurs de logiciels de gestion de cabinet et les visiteurs du site Web ou des plateformes numériques d’Instream.

« Site Web » désigne les plateformes en ligne accessibles au public d’Instream situées à l’adresse instreamcanada.com, tous les sous-domaines de instreamcanada.com, directpaycanada.com, tous les sous-domaines de directpaycanada.com, paysuite.ca et tous les sous-domaines de paysuite.ca qui fournissent des informations sur les Services de la compagnie, facilitent l’accès à des portails sécurisés et prennent en charge les interactions des utilisateurs telles que la gestion des comptes, les demandes d’assistance et les renseignements généraux.

Nature des renseignements recueillis par Instream

Selon le service utilisé, nous pouvons recueillir des informations auprès de vous directement ou indirectement.

Les renseignements qui nous sont fournis directement comprennent :

Transactions de réclamations d’assurance : Nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, détails de la réclamation d’assurance santé et données de transaction.
Système de paiements de masse : Informations bancaires, détails de paiement et historique des transactions.
Vérification et accréditation : Qualifications professionnelles, informations sur les licences et détails d’adhésion à des associations.
Registres de Consentement : Documentation indiquant quand et comment le Consentement a été obtenu pour la collecte d’Renseignements personnels.
Registres de communication : Courriels, messages ou demandes de soutien, conservés à des fins de service à la clientèle ou d’audit.
Informations de paiement : Renseignements de carte de crédit utilisés pour facturer les Services payants d’Instream.
Informations de votre compte: Votre compte Instream créé pour accéder aux Services, et les informations connexes à votre compte

Les informations collectées automatiquement ou reçues de tierces parties comprennent :

Utilisation du site Web : Adresse IP, renseignements sur l’appareil, type de navigateur, tendances d’utilisation et préférences de témoins (cookies).
Utilisation de l’application : Journaux de sécurité (p. ex. tentatives de connexion, historique d’accès, pistes d’audit), préférences, données de localisation et paramètres liés aux configurations ou options d’accessibilité choisies par l’utilisateur.
Données de tierces parties : Renseignements reçus d’assureurs, autorités réglementaires ou des Fournisseurs de Services autorisés.

Informations qu’Instream est tenu de protéger

Instream est tenu de protéger vos Renseignements personnels en notre possession ou sous notre garde, y compris les Renseignements personnels qui ont été transférées à ou reçues d’une tierce partie ou d’un fournisseur de services à des fins de traitement ou à d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre Consentement.

Objet et Consentement

Nous collectons des Renseignements personnels afin de :

Faciliter le traitement sécurisé des Réclamations d’assurance.
Permettre le paiement de masse des prestations assignées.
Vérifier les informations d’identification et faciliter les processus d’association professionnelle.
Vous fournir les Services.
Facturer les Services payants.
Améliorer et maintenir notre site Web et nos Services et à d’autres fins administratives.

Au moment où les informations sont collectées ou avant, l’objet de la collecte des Renseignements personnels sera expliqué. L’« Objet » désigne la raison spécifique et identifiée pour laquelle les Renseignements personnels sont collectées, utilisées, divulguées ou conservées par Instream. Nous ne collectons que les Renseignements personnels nécessaires au bon fonctionnement de nos Services, notamment le traitement des réclamations d’assurance, le paiement des prestations, la vérification des informations d’identification et l’optimisation de la plateforme.

Le Consentement peut être explicite ou implicite, sauf lorsque la loi l’autorise ou l’exige, et peut être fourni directement par la personne ou son représentant autorisé.

Vous pouvez retirer votre Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos Renseignements personnels à tout moment, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Veuillez toutefois noter que le retrait de votre Consentement peut affecter notre capacité à vous fournir certaines fonctionnalités et certains avantages des Services d’Instream.

Limitation de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Nous ne recueillons que les Renseignements personnels nécessaires pour les Objets identifiés ci-dessus. Nous recueillons les Renseignements personnels de manière équitable et légale.

Les Renseignements personnels ne seront utilisés, divulguées ou conservées que pour les fins pour lesquelles elles ont été recueillis, ou pour une utilisation conforme à ces fins, et sauf Consentement contraire ou si la loi l’exige ou le permet.

Les données sont conservées uniquement pendant la période nécessaire à la prestation des Services offerts par Instream, y compris la mise à jour du produit ou des Services conformément à la loi, et pendant une période raisonnable par la suite, au cas où nous devrions répondre à d’éventuelles obligations ou exigences légales ou gouvernementales. Lors de la destruction des Renseignements personnels, nous utiliserons des mesures de protection afin d’empêcher tout accès non autorisé aux informations pendant le processus.

Divulgation des Renseignements personnels

Les Renseignements personnels peuvent être partagées avec des tierces parties ou des Fournisseurs de Services autorisés selon les besoins, et uniquement pour les Objets pour lesquels elles ont été initialement collectées ou pour une utilisation conforme à ces fins. Si l’Objet de la collecte des Renseignements personnels change, et dans la mesure où cela est requis en vertu des lois applicables, Instream sollicitera un nouveau Consentement avant d’utiliser ou de divulguer les informations pour ce nouvel Objet.

Instream tient la protection de la vie privée et des données à cœur et met en œuvre des mesures de sécurité pour réduire les risques d’accès non autorisé ou d’utilisation abusive. Toutefois, comme pour tout service numérique, il existe des risques inhérents associés à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de Renseignements personnels. Ces risques peuvent inclure :

Risque d’accès, de divulgation ou d’utilisation non autorisés par des tierces parties.
Risque potentiel de perte ou de compromission des données lors de la transmission ou du stockage, malgré le chiffrement et les autres mesures de sécurité.

Nous surveillons et améliorons continuellement nos pratiques en matière de confidentialité et de sécurité afin d’atténuer ces risques et de préserver la confiance que nos utilisateurs et partenaires nous accordent.

Transferts transfrontaliers d’Renseignements personnels

Nous pouvons transférer les Renseignements personnels que nous recueillons ou que vous fournissez, tel que décrit dans la présente Politique, à des sous-traitants, des Fournisseurs de Services autorisés et d’autres tierces parties que nous utilisons pour soutenir nos activités (comme les fournisseurs d’analyses de données et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer et à optimiser notre site Web), et qui sont contractuellement tenus de garder les Renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous les leur divulguons, et de traiter les Renseignements personnels conformément aux normes établies dans la présente Politique. Veuillez noter que les Renseignements personnels sur la santé sous la garde d’Instream sont stockées au Canada et ne sont pas transférées à l’extérieur du Canada.

Nous pouvons traiter, stocker et transférer vos Renseignements personnels dans une juridiction, et vers une juridiction située à l’extérieur du Québec et/ou du Canada. Les organisations situées à l’extérieur du Canada peuvent ne pas être assujetties à des lois sur la protection de la vie privée qui vous offrent les mêmes droits et protections qu’au Canada. Par conséquent, lorsque vos Renseignements personnels sont utilisés ou stockés dans une juridiction autre que celle où vous résidez, elles peuvent être soumises aux lois de cette juridiction étrangère, y compris toute loi permettant ou exigeant la divulgation des renseignements au gouvernement, aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux et à la police de cette juridiction. Chaque fois que nous faisons appel à un fournisseur de Services situé à l’extérieur du Québec ou du Canada, nous utilisons des clauses contractuelles pour nous assurer que ce fournisseur respecte la présente Politique et la législation canadienne applicable en matière de protection de la vie privée.

Responsabilité des Fournisseurs de Services autorisés

Les Fournisseurs de Services autorisés sont tenus, selon nos ententes, d’utiliser et de conserver les Renseignements personnels uniquement pour l’Objet particulier pour lequel ils ont été mandaté, et de maintenir la confidentialité des Renseignements personnels. Les informations bancaires peuvent être partagées afin de permettre le paiement des prestations. Les renseignements professionnels peuvent être partagées avec des organisations professionnelles et réglementaires pour validation. Des extraits de données dépersonnalisées peuvent être produits à des fins de recherche, avec Consentement, en veillant à ce que les individus ne puissent pas être identifiés.

Mesures de sécurité d’Instream pour protéger les Renseignements personnels

Nous employons des mesures de sécurité robustes pour aider à protéger les Renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la divulgation, la modification et la destruction non autorisées. Ces mesures comprennent :

L’authentification des utilisateurs par certificats de confiance numériques, noms d’utilisateur, mots de passe et authentification à deux facteurs
Le chiffrement des données en transit et au repos selon les protocoles standards de l’industrie
Des contrôles d’accès qui limitent les Renseignements personnels au personnels autorisé uniquement
La révision et la mise à jour régulières des protocoles de sécurité et de l’infrastructure
Des analyses des vulnérabilités face aux menaces planifiées et émergentes
Des pratiques sécurisées d’élimination des données pour assurer que les Renseignements personnels sont détruits de manière irréversible lorsqu’ils ne sont plus nécessaires
La formation des employés sur les obligations en matière de protection de la vie privée et des données

Tous les employés, Fournisseurs de Services autorisés et autres tierces parties concernées, tels que décrits dans la présente Politique, sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et l’intégrité de vos Renseignements personnels.

Utilisation des témoins (cookies) et des technologies de suivi

Notre site Web utilise des témoins et des technologies similaires pour :

Améliorer l’expérience utilisateur
Analyser l’utilisation et la performance du site Web
Mémoriser les préférences des utilisateurs
Soutenir la sécurité et l’authentification

Les types de témoins utilisés comprennent :

Témoins essentiels : Nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site Web (p. ex. authentification à deux facteurs).
Témoins d’analyse de données : Suivent l’engagement et le comportement des utilisateurs (p. ex. via Google Analytics). Ils peuvent être utilisés pour évaluer les intérêts et préférences des utilisateurs.
Témoins de préférence : Enregistrent les paramètres et préférences des utilisateurs

Conformément à la Loi sur la protection des Renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, tous les témoins non essentiels, y compris ceux utilisés à des fins d’analyse de données et de profilage, sont désactivés par défaut. Lors de la visite du site, une bannière de témoins est présentée aux utilisateurs, leur permettant de :

Examiner les types de témoins utilisés
Fournir un consentement exprès pour certaines catégories de témoins
Retirer leur consentement à tout moment
Accéder à des informations sur la manière dont leurs données sont utilisées et stockées

Vos droits en matière de vie privée

Vous avez le droit de demander si nous détenons des Renseignements personnels vous concernant et de consulter ces renseignements, tel que prévu par la loi. Si vous croyez que certains des Renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander de les corriger. Lorsque nous avons obtenu des renseignements personnels sur la santé vous concernant auprès d’une tierce partie, l’accès à ces renseignements doit être effectué par l’intermédiaire de votre fournisseur de soins de santé.

Veuillez adresser toute demande d’accès de correction au Chef de la protection de la vie privée d’Instream (aux coordonnées indiquées ci-dessous), en précisant aussi clairement que possible quels Renseignements personnels vous souhaitez obtenir. Nous tenterons de répondre à votre demande dans les plus brefs délais et vous informerons si, pour une raison quelconque, nous ne pouvons pas y répondre immédiatement. Dans certaines circonstances et sous réserve des limites prévues par la loi, nous avons le droit de refuser votre demande d’accès ou de correction à vos Renseignements personnels.

Plaintes et coordonnées du Chef de la protection de la vie privée

Vous pouvez déposer une plainte liée à la vie privée en contactant notre Chef de la protection de la vie privée. Nous enquêterons sur toutes les plaintes et prendrons les mesures nécessaires pour répondre aux préoccupations justifiées. Des informations sur les procédures de plainte supplémentaires seront fournies au besoin.

Coordonnées du Chef de la protection de la vie privée d’Instream :
Chef de la protection de la vie privée : privacyofficer@instreamcanada.com